Cómo trabajo en lo Urgente sin descuidar lo Importante




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No te alcanza el tiempo, parece que tu día necesita más horas y todo el tiempo estás apagando fuegos y resolviendo problemas.

¿Estás dedicando tu día a resolver tareas importantes en realidad?

Una tarea importante es aquella cuyo resultado te llevará a alcanzar una meta, ya sea personal o de negocios.
Una tarea urgente es aquella que demanda atención inmediata pero generalmente te lleva a alcanzar la meta de alguien más. Usualmente estas actividades demandan nuestro tiempo y energía porque necesitamos resolverlas enseguida, sí o sí.

Es muy importante entonces que aprendamos a distinguir entre tareas para poder enfocarnos y dedicar nuestro tiempo en lo que es clave para nuestro éxito.

Dwight Eisenhower fue el presidente #34 de los Estado Unidos y antes de ser presidente fue general en el ejército.
Su estrategia de productividad más famosa es conocida como La Caja de Eisenhower y es una herramienta de toma de decisiones sencilla que puedes empezar a utilizar YA!
Parezco disco rayado diciéndoles la importancia de fragmentar las tareas, pero un vez mas hay que ponerlo en práctica.

Haz una lista de todas tus tareas y proyectos pendientes. Luego clasifica cada actividad en una de estas 4 categorías:



1.      Importante y Urgente
Hay tareas que se vuelven urgentes porque salen sobre la marcha y otras se vuelven urgentes porque las dejaste para último minuto.
Planifica y agenda todas esas tareas sumamente importantes.

2.     Importante pero no Urgente
Estas son las tareas que te ayudaran a cumplir tus metas a mediano y largo plazo. Asegúrate de planificar tiempo para trabajar en ellas.

3.     No importante pero Urgente
Estas tareas generalmente las hacemos por solicitud de alguien más. Aprendamos a decir NO y a delegar tareas. Como parte de tu planificación deja espacio libre en tu agenda para manejar imprevistos.

4.     No importante y No urgente
Son distracciones y debemos tratar de evitarlas.

Esta herramienta puede ser usada para planes de gran productividad (¿cómo pasaré mi tiempo el resto de la semana?) o para planes más pequeños (¿Qué podría hacer hoy?).

El método no es perfecto y habrá momentos en que te ocuparás en tareas no tan importantes, pero te ayuda a enfocarte en tu propósito y en las tareas que debes llevar a cabo para llegar a él.